Считаем прибыль. Просто для учета финансов

Все хотят знать свою прибыль. Мы хотим, чтобы наши цифры были представлены, может быть, в виде дажборда в power bi, это может быть в google data studio.

Но такие дашборды это не панацея, а просто верхняя часть самая верхушка большого пласта цифр, которые должны собираться в бизнесе. Это простая надстройка над этим достаточно простым набором цифр, которые есть в каждом бизнесе.

К этому можно прийти условно в два шага. Первый – начать четко, понятно, правильно считать цифры. Второй – дать задачу на Кворке или на другой платформе, чтобы вам такой дашборд собрали за некоторую сумму.

1. Цифры не вносятся.
2. Цифры не проверяются.
3. Цифры не анализируются – это означает, что на базе полученных цифр не принимаются никакие управленческие решения.
4. Нет лимитов по затратам, то есть нет бюджета.

Что это значит «цифра не вносятся». Цифры в первую очередь нужны предпринимателю, потому что он понимает, если не уследил за цифрами, то наступает кассовый разрыв, долги и так далее.

Предприниматель человек очень загруженный, у него очень много
ответственности, много важных задач. Поэтому чаще всего рассчитывать на то, что предприниматель будет вносить цифры это слишком самонадеянно. Конечно, есть такие предприниматели. На самом деле это не их зона ответственности. Во многих бизнесах цифры перестают вноситься, когда определенный объем задач падает на предпринимателя.

Переваливает количество операций за какую-то критическую точку и цифры перестают вноситься. Причина – нет ответственного человека за учет. Решение очень простое и корректное: нужно просто его назначить. Это стоит дешево, вполне может справиться бухгалтер.

Второй блок – это очень большая боль: цифры не проверяются.
Что это значит? На этом горят все 1С-ники, т.е. есть большая номенклатура, очень много движений и все это вносится 1С-никами, предположим, бухгалтером. Накладные, акты вносятся в 1С. Но поскольку 1С это такая монстроидальная программа, что не один предприниматель не любит в нее заходить. Поэтому цифры не проверяются.

Это означает, что 1С-ка живёт своей жизнью, что-то кем-то туда вносится. Возникает вопрос: «Как проверить эти цифры, потому что все остальное без этого не имеет смысла?» Если вы не уверенны за цифры, то бесполезно их анализировать и разбираться с лимитами. В основном, это достаточно быстро приводит к кассовым разрывам.

Цифры не анализируются. Что это означает? Вы не можете проанализировать цифры, например, статья затраты на зарплату или статья затрат по поставщикам. Не можете их проанализировать и сделать выводы, принять управленческие решения, потому что цифры не точные или очень примерные. Это основная причина. Тогда вы находитесь в зоне очень большого риска.

Четвертое – у вас нет бюджета, т.е. нет ответственного за платежи. Все платежи проходят через вас, вы сами прикидываете, можете или нет потратить деньги на эту статью. Достаточно передать ответственность за платежи человеку, в основном, обычно это бухгалтер, который подписывает платёжки.

У него есть простой инструмент – лимиты по платежам и по статьям. Но чтобы это внедрить, бухгалтер должен понимать, что, например, к нему приходит менеджер или какой-то специалист по закупу и дает счет, то он должен быть кодифицирован. Т.е. там должен быть код, чтобы бухгалтер понимал на какую статью относить эту сумму, иначе он просто утонет в ежедневном потоке счетов.

Когда идет много затрат, то выделяется определенный день на оплату. Все сотрудники легко привыкают к этому порядку. Это один из вариантов, как можно сокращать кассовые разрывы.

В чем отличие предпринимателя, основателя, собственника и управленца, наемного директора? Предприниматель ищет деньги или инвестиции для того, чтобы бизнес работал. Когда в нем не хватает денег это проблема предпринимателя. Он может найти из своих каких-то источников либо привлекать инвесторов.

Он как раз и несет все финансовые риски. Управленец обычно не несет никаких финансовых рисков. Он завел бизнес в убытки, рассказывает, какие начались проблемы. Предприниматель несет риски, закрывает кассовые разрывы, а управленец должен обеспечивать выполнение плана. Если плана нет, управленец не может его обеспечить.

Частенько бывает, что предприниматель является и управленцем, и основателем, то есть тот, кто несет эти риски. А задач много, то не хватает времени на то, чтобы все учесть, составить план и заставить внутри себя управленца обеспечить этот план. Это такая непростая задача.

Чтобы всех этих проблем избежать, нужно внедрить шаблон самого простого учета. Вменить его в обязанность вашему бухгалтеру или наемнику, помощнику, ассистенту за 5 – 10.000 рублей максимум, потому что здесь нет никакой интеллектуальной работы.

Где еще можно вести кассовый учет денег? Многие ведут в Exel, есть программа «Мой склад». Много торгующих компаний работают на ней, и в целом довольны. 1с не просто лидер рынка, она тотально занимает 85 - 90 %% рынка России, потому что там действительно все есть. Проблема в том, что в 1с чаще всего идет неконтролируемый внос данных и нельзя уверенно на них опереться.

1.Идут кассовые разрывы, когда предприниматель не ведет учет.

2. Цифры не достоверные. Они просто «высосаны из пальца». Бизнес находится просто на зыбучих песках, то есть в любой момент его может унести просто под воду и там он задохнется, потому что денег не хватит, не понятно, куда они утекают. Учет и контроль не налажен.

3. Утечки на складе. Обычно чаще всего идет хоть какое-то воровство, порча. Утечки и неликвиды. Большая проблема со складами как инвентаризацию сделать, как сделать независимую инвентаризацию.
Как быть уверенным, что вся прибыль, которая сформирована, ее просто кладут на склад и, причем, непонятно в каком формате. Склад это черная дыра, куда улетают все деньги.

4. Когда не контролируются задолженности поставщикам. Используются какие-то товары в работе или какие-то услуги с отсрочкой платежа, то есть их уже потребили, задолженность растет, но вроде бы по кассе еще никому не заплатили. Но долги растут и нужно отдельно контролировать задолженность поставщикам. Там тоже дыра и потом может через год могут прилететь очень огромные долги.

5. Берутся предоплаты. Куда разнести все затраты, как это все правильно разнести? В этом файле все можно спокойно учесть и правильно разнести. Если находитесь в таком типе бизнесов, нужно очень аккуратно все учитывать.

6. Утечки при работе с налом. Если работаете с налом, с кассой, с картами, то бывает очень много утечек. Не надо соблазнять людей возможностью просто взять и положить деньги в свой в карман.
Зачем это делать? Если можете сделать жесткий контроль нала, кассы, карты, то у человека не будет искушения воровать деньги.

7. Несколько направлений бизнеса, а затраты не разделены.
Есть разные бизнесы, общие затраты. Их не «пилим» никак, потом думаем, что почему-то прибыли мало, а что делать непонятно. Вполне возможно, что пару направлений надо уже давно уничтожить, потому что они несут убытки. Надо просто это правильно посчитать.

Отдельно должен вестись управленческий учет и там должно быть всё разнесено. Можно использовать этот файл, вносить в единый файл все кошельки, юрлица, ндс и упрощенку, остатки и все реестра операции. Для этой работы нужен будет условно один специалист.

Нужно будет вести две дополнительные вкладки, в которых будет аналитика по городам и по направлениям. Конечно, нужно назначить ответственного человека, кто будет вносить данные. Рекомендую это делать бухгалтеру, потому что для него это настолько органично вносить в реестр операции.

Вести эти таблички это работа помощника, бухгалтера, ассистента, просто учетчика, любого студента, потому что это легко контролируется. А ваша задача анализировать сами статьи. Вы контролируете остатки, сверяйте их. Также вы контролируете, чтобы между своими счетами разница была равна нулю, контролируете затраты по статьям. Ваша работа, как собственника, это работа по статьям.

Когда есть эти данные, ниже делаете бюджет по статьям, то есть сколько должно быть. У вас есть реальные цифры это факт, а чуть ниже вы создаете такую же таблицу с бюджетом.

Рекомендую google таблицы excel. Почему мне нравится google таблицы? Потому что вы можете там делать все, что хотите сразу, быстро.

Если есть кассовый разрыв, то нужно ввести учет. А затраты контролировать тремя способами. Четвертый способ это когда делаете неожиданную проверку. Неожиданная проверка склада, кассы. Она обязательно должна быть, потому что всегда найдутся люди, которые смогут разобраться в вашем учете, и понять, как его обходить и просто красть деньги. Поэтому неожиданные проверки должны быть, потому что материально ответственные люди всегда находятся в соблазне. И это грех придавать человека такому соблазну.

Третий блок: «Все считаю сам. Как безопасно передать финансовый учет бухгалтеру?» Финансовый учет это просто фиксация того, что было. Тут никакой опасности нет. Это только ваша безопасность, поэтому, чем быстрее вы передадите финансовый учет своему учетчику, тем для вас же лучше.

Как отойти от управления, передать финансы управляющему? Есть у управляющего план, и он должен обеспечить выполнение этого плана.

Если он не обеспечил выполнение плана, то он должен пострадать. Рекомендую по-разному, чтобы он страдал финансово, социально и т.д.

Шаблоны я делаю бесплатно, потому что считаю, что сами знания ничего не стоят. Посмотрели вебинар, мастер-класс, увидели шаблон, вопрос в том, смогли ли вы это внедрить, смогли ли это вы поставить на свою работу. Внедрение это самое важное.

За что я считаю, должны платиться деньги, это называется tracking. Конкретная ситуация, конкретные истории, конкретная команда, которая сопротивляется изменениям. Каждая система сопротивляется изменениям, чтобы преодолеть эти сопротивления вы должны встать в позицию трекера и трекать свою команду, внедрять изменения, смотреть, что с ней происходит и для этого конечно tracker внешний будет максимально эффективный.

Раньше клиент использовал программу, она очень простая, занимает мало места на компьютере, но проблема в том, что у нее не было сетей, то есть нельзя было ее связать между разными структурами, разными подразделениями, разными точками ответственности и поэтому приходилось ее вести самому.

Google таблицу клиент начал делать недавно, в конце прошлого года. Но проблема во внедрении. Можно сделать таблицу, можно ее руководителю каким-то образом утвердить. Но центр ответственности и сама процедура внедрения занимает сумасшедшие ресурсы. Еще возникает проблема между менеджерами, между менеджерами и руководителями отделов. На выходе они выстраивают свои планы, а бухгалтер не может по специфике понимать произведенные затраты и разделять их по отделам. Что делать?

У меня условно холдинговая структура, то есть мы доходили до того, что компания холдинг управлял пятью брендами из самых различных направлений, и это все нужно было учитывать. Это делается просто, надо использовать последнюю закладку, она называется «пример схемы кодирования».

Это пример схемы кодирования счетов и оплат, то есть бухгалтеру и всем распечатывается схема кодирования, передается под подпись. Там есть кодирование номеров счетов, номеров договоров и счетов. Исходя из кода бухгалтер туда и разносит. Он знает, куда это разнести сразу, на автомате, никого не теребя. Следующим шагом является схема кодирования затрат. Это второй блок, когда подразделение генерирует счет. На счете либо в распечатанном виде, либо в электронном, должен стоять код.

Пример кода ОГ это инициалы менеджера, УИНН - это год проекта и статья затрат – реклама. У бухгалтера есть правило: он берет в оплату только те счета, которые кодированы и, например, подписано руководителем отдела или подразделения, либо без подписи. (смотря какие у вас правила). Когда вы вносите такие схемы, у вас становится всем легче дышать.

Очень рекомендую его внедрить, элементарная структура, чтобы ее продумать, нужно часа два, и распечатать. Под себя подстраиваете эти правила и отдаете на подпись бухгалтеру. Если вдруг что-то не внедряется, просто в правилах внедряете типа «если что-то происходит не правилам - штраф». Очень рекомендую простые штрафы. Не обязательно сразу эти штрафы собирать. Просто показываете, предупреждаете, что можете оштрафовать, но на первый раз прощаете. Это простая система управления, которая реально работает.

Типичная ситуация, когда много данных вносится, но можно ли им доверять? Никто не хочет дополнительно что-то вносить, потому что и так этого хватает, большой ассортимент, большой поток клиентов, разные чеки, и есть 1С, можно зайти и попробовать. Я обычно даю такие решения в таких форматах, которые подходят 80 - 85 процентах бизнесов. В этом бизнесе такой подход не подойдет.

Здесь необходимо, как это ни печально звучит, просто сесть, взять консультанта по 1с, обычного бухгалтера, который покажет, как в 1с проверять их цифры. Некоторые бухгалтера сами придумывают, как вносить цифры. А вы говорите: «Теперь мне нужна управленческая отчетность». Они говорят: «Мы так не учитываем. Мы как-то иначе учитываем, мы не можем вам дать эти данные».

Поэтому я рекомендую вам сесть с бухгалтером и потратить несколько дней на то, чтобы понять, как они вносят эти цифры и что можно поменять в их учете, чтобы вы были уверены в этих цифрах, и написать такие же правила. Например, мы вносим с какими-то кодами, вы меняете статьи, вы говорите с этим специалистом, чтобы он сделал отдельный отчет, в котором вы бы видели остатки в режиме реального времени. На самом деле нужно сделать какой-то инструмент, который позволит контролировать цифры, правильно они внесены или неправильно.