вернуться на главную iSergeev.com 

Как не/завалить конференцию?

Организация конференций – это рисковый проектный бизнес. Каждое мероприятие – это отдельный проект с собственным бюджетом, источниками финансирования и рисками.

С точки зрения воспитания предпринимательских компетенций event-бизнес очень привлекателен: можно придумывать проекты и стараться провести их как можно успешнее. Но если провал случился, то это не является «катастрофой всей жизни».

Мне кажется, что люди не занимаются предпринимательством именно из-за страха провала. Страх сковывает тебя, ты не можешь принимать разумных решений, держишься за людей, которые вредят бизнесу, держишься за клиентов, которые убыточны. Как это объяснить? Я могу это объяснить только паническим страхом провала. Причем, страх обычно не осознается, он просто подсознательно влияет на все решения предпринимателя.

Заняться проектным бизнесом – отличная возможность научиться провалам.
Неудачи в конференциях стали моим первым опытом провалов. И я могу констатировать, что 30 лет – это уже довольно поздно, чтобы учиться провалам, поскольку психика не такая гибкая, как в юношеском возрасте, много автоматизмов, которые мешают смотреть на вещи с разных точек зрения. Я сожалею, что мои 15 лет школы и института прошли в тотальном избегании такой важной области жизни, как неудачи и провалы. И вообще я сожалею об этом потерянном времени, поскольку сейчас приходится слишком многое наверстывать, а время следует инвестировать в работу и в семью.

Под «провалом» я подразумеваю следующее: вложил 600 тыс., а приход 400 тыс. Сам два месяца работал без доходов с этого проекта, недобор участников конференции, многие важные вещи делались в последний момент или не делались вовсе. Чувство неудовлетворенности, разбитости и брошенности. В самые напряженные моменты члены команды могли сорваться и оповестить меня, что не могут сделать задачу, которой занимаются. Приходилось, закатывая рукава, переделывать чужие недоработки ночью, а часто и просто закрывать на это глаза, т.к. просто не хватало на все сил.

Это я описываю конференцию «Интернет-прорыв: Развитие бизнеса 2.0», которая прошла в Екатеринбурге в 2010 году.

Обычный вывод после провала – «я никогда больше этим заниматься не буду». Т.к. организм на уровне физиологии сопротивляется стрессу и боли, которую несет с собой провал. Дальнейшие реакции организма, видимо, зависят от конкретного человека. У меня после каждого провала было стойкое отвращение на несколько месяцев к этому бизнесу.

Но, есть и хорошая новость! Как ни странно, человек ко всему привыкает. И к провалам тоже. Хотя полностью перестать чувствовать боль от провалов нельзя. Я тоже выработал к ним некоторый иммунитет и определенные механизмы предупреждения и защиты, например:

  1. Планировать на квартал нужно не одно мероприятие, а несколько, чтобы один провал перекрывали успехи других мероприятий.
  2. Прогнозы лучше строить, исходя из негативных предпосылок. Тогда и разочарование будет меньше и результата можно добиться более уверенно, поскольку готовиться будешь тщательнее.
  3. Достигнутые успехи надо внимательно разбирать и тиражировать. Так, например, мы стали тиражировать схему «конференция + мастер-класс на следующий день», а также «Летние мастер-классы» в мертвый летний сезон.
  4. Нужно ставить дополнительные цели помимо финансовых. Тогда провал не будет тотальным, а лишь по тем или иным направлениям. Например, мы поставили дополнительную цель: сделать Екатеринбург центром digital-компетенций Урала и занялись продвижением уральцев через «Список уральских экспертов». Также мы поставили цель совмещать бизнес и современное искусство, для чего постоянно включаем art-проекты в крупные мероприятия. Например, проект «Создание образа современного интернета» в рамках «Уральской Интернет Недели ‘2014». Это позволяет смотреть на успех мероприятия с разных точек зрения.

Следующий провал в 2010 году был связан с моей самонадеянностью. Мне показалось, что мы сможем продвигать одновременно 2 принципиально разные конференции: «Интерактивная реклама» и «Интернет - магазины». Первая стартовала 2 декабря 2010 года, а вторая 3 декабря. Причем проводились конференции в разных местах города.

Мы подключили все возможные каналы, но аудитория была слишком разная, поэтому не работали модули в журналах (Деловой Квартал) и баннеры наших информационных партнеров. Большие надежды я ставил на Call-центр, для которого закупил современную АТС и выделил отдельный кабинет. Два оператора в штате обзванивали базу, но времени хорошо настроить и контролировать процесс звонков  у меня не было, поэтому эффективность их работы была очень низкой. В итоге, нам пришлось пойти на маленькую хитрость: мы обзвонили и пригласили бесплатно генеральных директоров ключевых рекламных агентств и интернет-магазинов, а их сотрудников с существенной скидкой. Таким образом, нам удалось обеспечить заявленное количество участников.

Эти 2 конференции так вымотали меня и команду, что очнуться мы смогли только через 2 месяца.

Список неудач проектов компании Web2win может быть продолжен. На самом деле свой опыт человек зарабатывает благодаря потерям: деньгам и времени. Хорошо, когда это чужие деньги. Больнее, когда деньги твои. Но в этом случае и уроки более поучительные. По моим приблизительным подсчетам, неудачные решения стоили мне порядка 2.5 млн рублей потерь и недополученной прибыли в течение 5 лет. Что, в принципе, не так уж и много. Но имея такой «дорогой» опыт можно реализовывать проекты все более и более эффективно.

Основные выводы, к которым я пришел:

1. Сроки
Всегда необходимо увеличивать ожидаемые сроки в 2 или хотя бы в 1.5 раза. Организация мероприятия – это, фактически, только «переговоры и управление людьми». А там, где задействованы другие люди, необходимо закладывать большие риски. Поэтому умножение сроков на 2 - первое разумное решение, которое решит множество проблем на корню.

Второе разумное решение – это планирование и контроль ключевых этапов подготовки. Какой результат и в какую дату должен быть готов? Причем ответственные люди должны об этих сроках знать, а в сроках, кстати, должны быть заложены риски «в 2 раза».

2. Команда
Команда, которая работает над проектом должна быть вовлечена. На это требуется некоторое время, т.к. люди достаточно инертны. Они постепенно «входят» в проект.
Команда важна.

Пример из практики (2011 год, вот тут - список меропрятий): Во время одного из перерывов организованной конференции по SEO я объявляю команде, что следующая конференция состоится уже через 5 недель. На меня смотрят как на идиота, типа «мы же еще эту конференцию не завершили, отчеты не сделали, не выдохнули… а ты нам следующую конференцию ставишь?!!». Команда проявило сильное сопротивление этой затее.

А я пропустил мимо ушей: «Ладно, позже обсудим». А сам начал подготовку к мероприятию по намеченным датам, т.к. с ключевыми спикерами из RedKeds уже были договоренности. В итоге, команда не поддерживала проект в полной мере. Я бросил все силы на привлечение людей на конференцию, которая обычно «продавала» следующий за нею мастер-класс. Но в этот раз план не удался в связи с неприятием проекта командой и короткими сроками для продаж (около 3 недель). В итоге, мы с трудом собрали участников на мастер-класс. Платных участников было очень мало, в основном это были люди от стратегических партнеров. Гонорары, перелеты, проживание тренеров и другие орг. затраты привели к прямым убыткам этого мероприятия на 150 тыс.р., плюс не считая моей ЗП. Уточню, что никакой стабильной ЗП в компании Web2win я не получал до 2015 года ))))) Работал за интерес, так сказать :)

3. Реклама конференции
Мое правило №1: никаких прямых продаж и обзвонов «холодных баз». Необходимо создать тот продукт (конференцию), которую люди сами захотят посетить.
Правило №2: реклама эффективна после нескольких «касаний». Мы стараемся контактировать с нашими участниками во всех каналах: группы во всех социальных сетях, email рассылка, баннеры и новости на порталах, журналы и радио. В самые безрассудные годы использовали телевидение, щиты и мультимедийные экраны.
Ключевая задача – обеспечить хотя бы 2-3 контакта с рекламным сообщением.
На каждое мероприятие создается медиа-план по всем партнерам. Строится прогноз по переходам и по ожидаемым регистрациям с каждого канала. Всегда стараемся перестраховываться по рекламе, т.к. тенденция такова, что рекламные каналы «истощаются».

4. Место проведения
Для нашей ЦА это должен быть центр города или место, куда просто и удобно добираться. Мы заметили, что на удобные площадки мы получаем плюс 10-15% посетителей, которые не были зарегистрированы. На удаленных площадках наоборот минус 5-10% посетителей, которые уже были зарегистрированы и практически нулевой приток «случайных», которые пришли «за компанию» или решили прийти в последний момент.

5. Тотальная личная ответственность
Руководитель может сколько угодно бегать от своих прямых обязанностей, но когда видишь результат, и он тебя не устраивает, то нужно уже что-то делать по-другому :) А это обычно касается простых вещей: раннее планирование, четкое распределение людей по зонам ответственности, тотальный контроль ключевых показателей:
- динамика регистраций по дням.
- кол-во потенциальных партнеров, с которыми ведутся переговоры по спонсорству.
- прогноз и факт переходов и регистраций по каналам рекламной кампании.

Для себя я сделал простой вывод: «нужно четко понять сви обязанности руководителя и сконцентрироваться именно на них, а не прокачивать компетенцию в зонах, которые должны быть делегированы :) А какие зоны у руководителя? 1. видение, 2. стратегия, 3. выбор команды, 4. распределение зон, 5. ясное делегирование зон ответственности, 6. контроль ключевых индикаторов, 7. поддержка команды в достижении личного и командного результата, 8. хорошо отпраздновать успех проекта с командой, всех поблагодарить, раздать премии, если это уместно.

 

10.05.2014


вернуться на главную iSergeev.com


Есть предложение или вопрос?
  Пишите:  denis (собака) isergeev.com
  Звоните:  +7(922)181-25-50
Давайте дружить:
  fb.com/denis.sergeev
  vk.com/sergeev79
  youtube.com
  slideshare.com